煤炭行业走过了高速发展的十年。过去十年曾无限风光的煤炭企业如今受世界经济持续低迷和国内宏观经济下行压力不断加大的影响，煤炭库存增加，市场煤价下滑，企业经营压力明显加大。在这种形势下，在煤炭企业发挥参谋助手、协调综合、审核把关、运转保障和督促检查作用的办公室，如何与时俱进，改变传统的管理理念和模式，在围绕中心、服务大局、履行职责、发挥职能方面取得更大成绩，需要煤炭企业的办公室人员去思考和破解。

  习近平总书记在1990年3月与地县办公室干部谈心时讲到：办公室工作有四个特点，重，地位重要；苦，非常辛苦；杂，事务繁杂；难，难度很大。办公室处于上通下达、内通外联的关键位置，直接为领导和广大员工服务，应从工作流程、岗位职责、绩效考核、规章制度、保障手段和人员素质等方面着手，运用科学理论和方法指导并推动工作实践，以全面实现办公室工作精细化管理。

  （一）注重细节，精益求精。办公室工作要走上精细化管理的道路，首先要在细节上下功夫，忽略细节，可能招致严重后果，甚至造成无法补救的损失。通过细节可以检验办公室人员的工作作风、工作能力和服务水平。办公室人员要通过抓细节以提升执行力，平时养成严谨细致的工作习惯，不能不求甚解、粗枝大叶。要树立精品意识，做到精益求精，尽量把每一项工作、每一个细节都做得尽善尽美。其次要善于抓小事，办公室工作无小事，如打一个电话、发一份传真、出一个通知等都可能对领导工作、全局工作产生至关重要的作用和影响，这些看似平常的小事其实就是大事。办公室人员一方面要帮助领导谋大事、谋全局，另一方面又要统筹兼顾，脚踏实地地干小事、干琐事，把小事做好。

  （二）优化流程，建章立制。科学设计办公室各项工作流程，实现办公室工作程序化是推进办公室工作精细化管理的前提。办公室处于全局工作的枢纽地位，各项工作联系紧密，环环相扣，无论哪个环节出问题都会影响全局工作的进展。因此，办公室要借鉴现代管理理论，把握办公室工作规律，依据办公室职能逐项建立和优化办公室各项工作流程，如建立信息调研、公文运转、督促检查、会议管理、网站管理等各方面工作的具体流程。各项工作只有都依既定流程运行，才能做到有条不紊、高效有序。

  对有关办公室各项事务的工作流程、人员岗责、监督考核等方面好的做法，有必要以制度的形式固定下来，做到用制度管人办事。办公室工作的制度化和规范化程度直接关系到企业机关各项工作目标的实现和企业在社会上的形象。办公室是联系上下、协调左右、连接内外的纽带和桥梁，工作任务重、头绪多、内容杂。为确保办公室各项工作有章可循、规范有序，办公室必须建立一套科学的规章制度，将各项工作及人员的岗位职责、行为规范纳入管理之中，以条文的形式加以明确，从而建立办公室工作制度秩序，使人员各司其职、团结共事，提高整体执行力。

  （三）重在协调，用心服务。办公室工作对整个企业机关的正常运转起着独特的枢纽作用，每项工作都直接或间接影响其他工作的正常开展甚至影响到全局。因此，办公室管理要在协调上下功夫，对内要把办公室整合成一个具有高度凝聚力的整体，使工作人员之间团结协作、相互配合；对外要做好与上级、同级其他部门和下级的沟通协调工作，树立大局观念，既要做好本职工作，又要积极主动配合其他部门做好工作。

  就服务而言，办公室工作的实质就是服务，以服务于企业中心工作为最终目的。办公室人员要甘于当幕后英雄，因为办公室的职能和工作性质决定办公室在全局工作中只能处于辅助、支持的地位。习近平总书记在谈办公室工作时指出：“办公室日常事务繁多，出成绩时大家可能是无名英雄，寂寂无闻；在遇到问题时，可能成为矛盾的焦点，尝尽酸甜苦辣。”因此，既然服务是办公室工作的根本，办公室工作人员就要强化服务意识，不断创新工作方式，突出工作的前瞻性、全局性和针对性，实现服务工作的三大转变：一是由被动服务转变为主动服务，对工作做到早考虑、早研究、早动手。在增强工作的计划性和辅助领导决策方面做到主动服务。二是由单项服务转变为全程服务，着眼全局，努力扩展服务的深度和广度。三是由一般服务转变为一流服务，不能停留在上传下达、办文办事等日常事务上，而应找准那些带有全局性和根本性的问题，在推动科学决策、当好参谋助手方面发挥创造性作用。

  （四）落实岗责，严格考核。办公室岗位众多，大部分是具体的事务性工作, 如果没有明确的岗位职责，容易造成工作交叉重叠，或者出现互相推诿，某些工作出现空白、无人过问落实的情况。落实岗位责任制的实质是明确划分办公室每个岗位的权责，把办公室的工作任务分解并明确地落实到具体个人身上，并采取相应的措施保证各项工作任务的落实，做到岗位到人、责任到人。

  岗位责任制的落实离不开严格的监督考核，监督考核是办公室各项既定管理制度得到贯彻执行的基本保证，严格的监督考核有利于实现办公室工作的精细化管理。首先，严格的监督考核可以实时了解各部门、人员在规章制度、工作任务以及计划进度等方面的落实情况。其次，严格的监督考核有利于抓进展找差距。对工作计划、工作任务和重要工作部署落实、进展情况进行严格监督考核，可以确保每一项工作都得到具体落实和实施。对工作启动慢、未能按计划完成工作等情况，严格的监督考核有助于发现问题、找出差距，从而及时改进工作方式、方法。

  （五）提升素质，强化保障。办公室工作人员的素质和能力直接决定着办公室的工作和管理活动的效率。实现办公室工作精细化管理就必然要求办公室人员具备精细化管理的意识和能力，除了具有较高的政治思想素质、文化素质和业务素质外，还应树立良好的工作作风。要提高辅助决策的能力、统筹协调的能力、贯彻落实的能力和促进和谐的能力。要按照培养造就复合型、通用型人才的标准，把每个办公室人员都锻造成能胜任各项工作的多面手。

  办公室作为企业的窗口，在当前形势下更应该成为团结、协作、高效、持续的窗口，在企业应对经济危机的情况下，按照精细化管理的要求，加强自身建设，推进管理创新，使办公室各项工作的流程更加优化、岗责更加明晰、考核更加科学、制度更加严密、保障更加有力、服务大局的绩效更加显著。 （作者单位：河南能源焦煤集团办公室）